En el área de Alimentos y Bebidas de los hoteles y, específicamente, en el departamento de Eventos y Banquetes, todo lo referido a los equipamientos de sonido, musicalización, proyección, iluminación, técnicos y de apoyo para presentaciones, generalmente se deciden adoptar dos modalidades operativas diferentes. Una es la de subcontratar (o tercerizar) a una empresa especializada, la que lleva adelante este servicio de manera independiente y cobra una tarifa al cliente directamente, o a través de una comisión para el hotel. Esto sin descontar, que también existe la posibilidad, de que el mismo cliente traiga a la empresa de equipamientos, con la que esta acostumbrada a trabajar.
La otra alternativa, es un camino centrado en la gestión del departamento de Eventos y Banquetes, por consiguiente, con una eventual ganancia neta, que puede superar el 80% de la venta y que muchos gerentes o dueños, no consideran netamente por una cuestión de falta de conocimiento.
A seguir, algunas recomendaciones para la toma de decisiones y alcanzar mayores ventas en el departamento de eventos.
1. Tómese el tiempo de hacer un listado de los equipamientos que mayormente son utilizados en sus salones. Llamémoslo Top 10. Desde una pantalla a un micrófono solapero o luces de ambientación.
2. Una vez detectados los equipamientos, que son mayoritariamente solicitados, cotice y calcule el valor de la compra (inversión) y su respectivo pago en alquiler, es decir en cuántas veces se pagaría la inversión. Verá que se pagan mucho más rápido, de lo que usted pensaba.
3. Destine un espacio físico, que sea exclusivo dentro de su establecimiento y cerca de los salones, el que deberá estar bien acondicionado para guardar los equipos comprados.
4. Contrate a un técnico especializado, que se encargue del montaje ejecución y desmontaje de los equipos, puede ser de manera mensual o por evento, esto lo determinará usted de acuerdo a su volumen de negocios.
5. El mismo técnico deberá ser el responsable de mantener y guardar los equipos así como renovarlos, a medida que sea necesario de acuerdo a la demanda del mercado.
6. Involucre al técnico en el proceso de cotización, asesoramiento y venta de los equipos, preséntelo al cliente. Como parte del equipo de banquetes favorecerá el proceso de ventas y toma de decisión del cliente.
7. Cuando usted se embarque en este proyecto, el retorno y pago de sus equipamientos se realizará luego de varias locaciones, manténgase actualizado de lo nuevo en el mercado y en las necesidades de sus clientes.
8. No es necesario que tenga todos los equipos propios para los eventos, puede comenzar con algo básico como Rotafolios, pantallas y proyectores.
9.Luego podrá invertir por algo más caro y complejo como, sistemas de audio y sonido, ambientación y luces para fiestas. Recuerde, todo depende del tipo de eventos que realiza y su demanda.
10. Involucre en este negocio a todo el equipo de organización y ventas de eventos, por la venta de los alquileres de equipos, coloque metas a cumplir y incentívelas con comisiones.
11. Coloque a alguien a cargo, como responsable de todo este proceso al Gerente de Eventos o al Gerente de Alimentos y Bebidas.
12.Renueve sus equipos y manténgase informado de lo último que se solicita para los eventos.
13. Si en su establecimiento abundan las fiestas sociales, cumpleaños, bodas, invierta en todos los equipos de sonido, luces e iluminación. Hoy los Dj´s pueden ser contratados sólo para pasar la música, el resto será todo retorno de inversión para usted y consecuentemente en ganancia.
14. Centros de mesa, ambientación y decoración es algo que también debe tener en cuenta como generador de ganancia, es decir se debe cobrar a parte y no presentarlo como una ventaja competitiva.
15. La ganancia generada por el alquiler de equipamientos propios debiera rondar entre el 70 y 85%, revise sus números, esto involucra mano de obra y equipamientos.
Junto a estas sugerencias y tomando una responsable decisión, podrá no solo darle soluciones rápidas a los requerimientos de sus clientes sino también generar un círculo virtuoso y mayor ganancias en el área.
Nicolás Tasiounis
Docente Administración de Empresas Hoteleras y Servicios
I.P Instituto Internacional de Artes Culinarias y Servicios, organización Culinary.